ขั้นตอนการเตรียมงานจัดสัมมนาอย่างมืออาชีพ

ดึกๆ ไม่หลับไม่นอน หยุดแบบนี้งานการกองเยอะแยะไม่เสร็จสักอย่าง แต่ก็อยากขอทบทวนสักหน่อยว่าได้ทำอะไรไปบ้างสำหรับงานสัมมนา re: digital 360 ํ บันทึกไว้สักนิดเพื่อใช้เป็น checklist ในการจัดงานครั้งถัดๆ ไป หากใครได้ประโยชน์จากโพสต์นี้ก็ยินดีนะครับ เมนต์บอกกันได้เลย

เกริ่นก่อนคือ re: digital 360 ํ เป็นงานสัมมนาที่ต่อยอดมาจากหลังทำหนังสือ “re: digital การตลาดยุคใหม่ เจาะใจลูกค้า” เป็น Best Seller อีกเล่มที่ได้มีโอกาสร่วมงานกับเพื่อนๆ อีก 15 คน งานนี้เริ่มต้นจากการระดมสมองและเลือกทิศทางที่จะไป เราสามารถทำได้ 2 แบบ (ตามการวางกลยุทธ์การตลาดทั่วไป) คือ ราคาถูกจำนวนมาก หรือ ราคาแพงจำนวนไม่ต้องเยอะ ซึ่งอย่างที่ทราบเราเลือกทางหลัง ดังนั้น checklist ด้านล่างนี้ คือ สิ่งที่เราพยายามทำให้มันตอบโจทย์ premium ซึ่งบางอย่างก็พลาดพลั้งไปบ้าง ขอถือโอกาสนี้ขอโทษผู้ร่วมสัมมนาด้วยนะครับ

โอเค ไปกันเลย จัดสัมมนาต้องเตรียมอะไรบ้าง

1. สถานที่

• ต้องเดินทางสะดวก ตึกหายากไหม ติดรถไฟฟ้าหรือเปล่า ที่จอดรถสะดวกไหม ประทับตราอย่างไร
• ห้องที่ใช้ เข้าได้กี่ทาง หายากไหม มีป้ายทางบอกชัดเจนหรือเปล่า จากนั้นอย่าลืมเอาไปทำผังด้วย (เพราะส่วนใหญ่จะมีแค่แผนที่ตึก)
• มี Wi-Fi ให้ไหม ต้อง register หรือเปล่า สอบถามขั้นตอนให้เรียบร้อย เพื่อวันอบรมจะได้แจ้งผู้เข้าอบรมได้ทันที
• มีอุปกรณ์อำนวยความสะดวกให้มากน้อยแค่ไหน flip chart, post-it, ปากกาหลายๆ สี ถ้าไม่มีรีบไปซื้อก่อน
• มีทำป้ายชื่องานให้ด้วยไหม แจ้งขนาดเจ้าหน้าที่ให้เรียบร้อย
• ชำระเงินส่วนใหญ่สามารถใช้บัตรเครดิตจ่ายได้ 🙂

2. อาหาร

• อาหารเบรค มีให้เลือกกี่อย่าง ปริมาณเป็นอย่างไร
  • ปัญหาที่เจอคือ มีอยู่คลาสที่เบรคเป็น ซูชิ ชิ้นเล็กและพอคนหยิบหลายชิ้น ทำให้คนมาทีหลังไม่พอ
• อาหารกลางวัน
  • มีห้องแยกต่างหาก หรือ ใช้ห้องอาหารของโรงแรมรวมกับแขกคนอื่นๆ
• อย่าลืมถามทุกคนก่อนว่า มีอะไรทานไม่ได้ไหม เป็นอิสลามหรือมังสวิรัติหรือเปล่า

3. วันอบรม

• ระวังหยุดยาว ระวังเปิดเทอม ระวังวันประหลาดๆ ของราชการ
• นัดหมายวิทยากรให้เรียบร้อย ให้ดียิงเป็น google calendar ไปจองคิวด้วยเลย
• ประเด็นเรื่องการจองสถานที่ ส่วนใหญ่มักจะให้เซ็นและวางเงินมัดจำก่อน ต้องกำชับว่าถ้ามีใครจะมาจ่ายตัดหน้าให้บอกเราก่อน ไม่งั้นจะเคืองกันทีหลัง และต้องไปหาที่สำรองอีกวุ่นวายเลย

4. การประชาสัมพันธ์ online offline

• เตรียมประวัติและรูปวิทยากรไว้เป็น source ในการทำ material ต่างๆ
• อย่าลืม logo เตรียม .psd หรือ .ai ไว้ให้พร้อม
• แบนเนอร์สำหรับโปรโมทมีหลาย size ขึ้นอยู่กับไปใช้ที่ไหนบ้าง
• pre event ทำ blog post เพื่อดึงคนเข้างาน ขายตั๋ว ดังนั้นท้ายบทความอย่าลืม call for action
• post event ทำ blog post เพื่อสรุปเหตุการณ์ และเป็นการส้าง awareness ให้กับงานครั้งต่อไป
• ถ้าทำโบชัวร์ต้องเผื่อวันตีพิมพ์ไว้ด้วย (ขึ้นอยู่กับโรงพิมพ์)
• ทำ backdrop ทำโครงใหม่ก็แล้วไป ถ้าใช้ของที่มีอยู่แล้วโครง kangaroo มีแบบแบนกับแบบโค้ง size จะผิดกันเล็กน้อย

5. หน้าเว็บ + หน้าลงทะเบียน

• ทำเว็บอย่าลืม mobile friendly ด้วยนะ
• รายละเอียดที่ต้องพร้อมคือ วัน เวลา สถานที่ ห้องอบรม การเดินทาง ราคา รายละเอียดหลักสูตร ที่สำคัญคือ เบอร์ติดต่อและอีเมล์ให้คนที่ไม่เข้าใจสอบถามต่อได้
• หน้าลงทะเบียน ถ้าใช้ Google form ต้องเทสต์เรื่องการแชร์ก่อน บางที่ embed แล้วคนอื่นไม่เห็น

6. list ผู้เข้าอบรม

• วิทยากรบางท่าน อยากทราบ ว่าใครมาเรียน ตำแหน่งอะไร มาจากบริษัทไหน ให้ดีทำ Google sheet แชร์เลย
• วันอบรม ถ้าขาดข้อมูลอะไร ก็เตรียมช่องขอข้อมูลให้กรอกให้เรียบร้อย เช่น อีเมล์ เบอร์โทรศัพท์

7. เอกสารการสอน

• ควรประสานวิทยากรแต่เนิ่นๆ ประมาณ 1 สัปดาห์ก่อนอบรม (ซึ่งวิทยากรก็อาจมีแทรกสไลด์หลังจากส่งพิมพ์)
• ระวังสไลด์พื้นสีดำหรือสีเข้ม เพราะถ่ายเอกสารออกมาจะเลอะ ควรเป็นพื้น background ขาวจะดีกว่า
• ผู้ร่วมสัมมนาบางท่านจะมีประเด็นว่าอยากขอไฟล์สไลด์ได้ไหม ทำไมไม่เหมือนในเอกสารที่ให้ (ซึ่งวิทยากรบางท่านก็ไม่อยากให้) หากวิทยากรให้ก็ควรแปลงเป็น pdf ไว้ให้เรียบร้อย อาจส่งตามทางอีเมล์ ระวัง thumbdrive มีไวรัสนะ
• นอกจากเอกสารประกอบการสอน วิทยากรบางท่านอาจมีชีสต์ workshop แบบไม่อยากให้แนบในเล่ม ก็สั่งพิมพ์ต่างหาก

8. Quotation Invoice Receipt ให้ลูกค้า

• ลูกค้าบางที่จะมี step การขึ้นทะเบียนเป็น vendor เป็น supplier ก่อนจะทำเรื่องขอเบิกเงินภายในได้ ดังนั้นเราก็ต้องเตรียมเอกสาร หนังสือรับรอง และ ภ.พ.20 ไว้เผื่อลูกค้าอยากได้
• เอกสารลงรายละเอียดไปชัดๆ เลยว่าเป็น งานสัมมนา/อบรม เพื่อลูกค้าจะเอาไปใช้เรื่องลดหย่อนภาษีได้ 200%
• หนังสือ หัก ณ ที่จ่าย เพื่อความไม่วุ่นวาย ทำได้ 2 แบบคือ แลกกับใบเสร็จเลยวันมาอบรม หรือ ถ้าจะส่งไปรษณีย์มาให้ทีหลัง ก็ควรทำ checklist เอาไว้กันลืม (มีเคสถ้าเป็นบุคคลธรรมดาไม่ได้มาในนามบริษัทก็ไม่ต้องหัก ณ ที่จ่าย)

9. การแจ้งเตือนมาเรียน

• ส่ง SMS / อีเมล์ ให้ผู้อบรมก่อนวันงาน ก็จะรู้สึกอุ่นใจ ควรส่งไปพร้อมเวลาและสถานที่ พิกัดให้เปิด map เลยก็ดี

10. ประกาศนีบัตร

• ควรมีทั้งเวอร์ชั่นที่เป็นไฟล์ เผื่อผู้เข้าอบรมแชร์ใน Social
• เช็คชื่อนามสกุลตัวสะกดให้ดี ห้ามผิด เด็ดขาด

11. การประเมิน

• พบว่าทำแบบสอบถามกระดาษไม่ค่อย work เพราะไม่ค่อยเขียนกัน ให้ check ก็เลือกกลางๆ วิธีการที่ทำแล้ว work คือ ใส่ post-it แป๊บก่อนกลับบ้าน สั้นๆ กระชับได้ใจความ
• หรืออยากได้ feedback จริงๆ จังๆ ก็อาจทำ form online บอก bitly url สั้นๆ ให้กรอกก็ได้นะ

12. การติดต่อกลับ

• ควรทำ Line group เพื่อการติดต่อสื่อสารในโอกาสหน้าๆ
• มีโอกาสก็อีเมล์ขอบคุณหลังจบคลาส พร้อมรูปถ่ายในงานให้เป็นที่ระลึก